Dokumentenmanagement

JWP DMS ist das zentrale Produkt für die Darstellung aller im Unternehmen elektronisch erfasster Dokumente und deren Zusammenhängen.

Ziel von JWP DMS ist es, das „papierlose Büro“ zu schaffen, die in zahllosen Ordnern schlummernden Papierberge durch Digitalisierung zu beseitigen und den Zugriff auf diese Dokumente zu zentralisieren. Das langwierige Suchen  in Dokumentenschränken, das dezentrale Auffinden von Schriftstücken und die damit verbundenen Produktivitätsverluste gehören damit der Vergangenheit an. Die, in nicht zu unterschätzendem Ausmaß gebundenen Ressourcen werden frei und können zielführender, bzw. gewinnbringender eingesetzt werden.

Flexibilität

JWP DMS legt größtmöglichen Wert auf Flexibilität. Durch die Schaffung einer angenehmen Oberfläche zur einfachen Bedienung können Arbeitsabläufe effizient gelöst und somit verbessert werden. JWP DMS bietet die Möglichkeit, Oberflächen nach persönlichen Gewohnheiten individuell zu gestalten um größtmögliche Übersicht, sowie detailgetreue Ansichten zu gewährleisten.
 
Mögliche Anordnung der FensterAlternative Fensteranordnung

Effizienz

Effiziente Arbeitsabläufe stellen speziell im Dokumentenmanagement eine wichtige Voraussetzung dar. Um diese zu ermöglichen, sollen Zeit- und Arbeitsengstellen somit Flaschenhälse bei der Erfüllung der Geschäftsprozesse entfernt werden. Durch die Bereitstellung von Workflows, also genaue Abbildungen dieser Unternehmensprozesse, können Arbeitsabläufe einfach und schnell automatisiert werden. Wichtige Dokumente werden zeitgleich allen befungten Personen zur Verfügung gestellt und durch die nötigen Prozessstellen geleitet.
 
Workflowsteuerung

Detailliert

Jede Dokumentart besitzt spezifische Anforderungen zur Beschlagwortung der Dokumente. Handelt es sich um Rechnungen, müssen Beträge, Kunden- und Lieferanteninformationen sowie Umsatz- und Kontendetails hinterlegt werden. Bei Geschäftskorrespondenzen hingegen ist es wichtig, dass betroffene Personen, deren Kommunikationsadressen und Korrespondenzinhalte zugeordnet werden. In JWP DMS werden Beschlagwortungsmasken individuell für jede Dokumentart gestaltet und können diese somit detailgetreu beschreiben.
 
Mögliche BeschlagwortungsmaskeBeschlagwortung z.B. für MailverkehrBeschlagwortung für RechnungenBeschlagwortung für CRM-Objekte

Anpassungsfähig

Jedes Unternehmen besitzt unterschiedliche Bedürfnisse um ihre Geschäftsprozesse abzuarbeiten. JWP DMS ist derart gestaltet, um diese Bedürfnisse optimal zu unterstützen und somit nicht nur ein zusätzliches Tool, sondern eine in das Unternehmen integrierte Anwendung darzustellen. Unsere Softwarelösung besitzt Schnittstellen um Unternehmensspezifika im gesamten Geschäftsablauf zu unterstützen.

Sicherheit

Sicherheit ist ein wesentliches Thema im Bereich der Dokument- und Informationsverwaltung von Unternehmen. Es ist von größter Bedeutung Informationen für befugte Personen(-gruppen) schnell und einfach zugänglich zu machen, diese jedoch auch vor nicht berechtigten Zugriff zu schützen. JWP DMS bietet für diese Anforderung eine dreistufige Sicherheitslösung um Dokumente sowohl auf grober Stufe (auf Basis von Dokumenttypen), mittlerer Stufe (auf Basis von einzelnen Dokumenten) als auch auf feiner Stufe (abhängig von einzelnen Indexwerten wie Betrag oder Geschäftspartner) zu schützen. Dieser Schutz kann sowohl einzelne Personen als auch auf ganze Personengruppen oder Rollen angewandt werden.
 
DokumentsicherheitsverwaltungDokumentsicherheit anhand von Beschlagwortungsfeldern

Integration

Eine wesentliche Kernkomponente unserer Softwarelösung stellt die Integrationsfähigkeit mit anderen Anwendungen dar. In einem Unternehmen finden verschiedene Softwarepakete Anwendung um die Gesamtheit der Geschäftsprozesse zu erfüllen. Ziel von JWP DMS ist die Integration mit den bestehenden Anwendungen (z.B.: FIBU, KORE, Kontaktmanagement, ...), um ein optimales Zusammenspiel mit diesen zu ermöglichen.
 

Zugeordnete Dokumente im CRM-System dargestellt


Produktfolder

JET Workplace DMS Folder

 

 
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