Neue (unternehmensweite) Exchange Funktionalitäten

Über einen zentralen Exchange Server Dienst kann die Übernahme von Nachrichten aus den Postfächern der Benutzer in das Dokumentenmanagement System automatisiert werden. Mailadressen werden dabei mit existierenden JET Workplace CRM Kontakten abgestimmt, bzw. bei Nichtvorhandensein als neue Kontakte angelegt.

 

Über den Einstellungsdialog in der ECM Toolbox ("Optionen" --> "Microsoft Exchange") erfolgt die Parametrierung der abzugleichenden Postfachinformationen.

Im Bereich Allgemein werden die Zugangsinformationen zum Microsoft Exchange Service definiert:

Um die Exchangedienste verwenden zu können sind folgende Grundeinstellungen notwendig:

 

  • Exchange Server Version
    Um unterschiedliche Verarbeitungen innerhalb der einzelnen Synchronisationsmethoden auf die verwendete Exchange Version optimieren und fehlerfrei zur Verfügung stellen zu können, muss die aktuell im Einsatz befindliche Exchange Server Version (inklusive etwaig aktiver Service Packs) angegeben werden.
    Unterstützt werden Versionen ab "Exchange Server 2007 SP1".
  • Server URL
    Gibt den Ort des Microsoft Exchange Webservices an, das für den Informationsabgleich herangezogen werden soll.
  • Benutzer
    Gibt den Benutzer an, unter dessen Kontext die Synchronisationen laufen sollen. Dieser Benutzer muss entweder ein Exchange Administrator sein (der von Haus aus das Recht besitzt, alle Kontakte zu bearbeiten, zu verändern, zu erweitern, usw.), oder ein Benutzer der in allen zu synchronisierenden Kontaktordnern mit den entsprechenden Berechtigungen versorgt wird.
    Zu empfehlen ist ein administrativ behaftetes Konto, da im zweiten Fall jeder einzelne Benutzer die notwendigen Zugriffseinstellungen treffen muss (auch bei neu angelegten Postfächern müssen die Einstellungen initial definiert werden)
  • Kennwort
    Dem Benutzer zugeordnetes Kennwort


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Um die Kontaktsynchronisation verwenden zu können sind folgende Einstellungen notwendig:

  • Postfächer:
    Hier wird angegeben für welche Benutzer die Synchronisation der Kontakte aktiviert werden soll.
  • Kategorie:
    Gibt die Kategorie an, die für die Kontaktsynchronisation verwendet werden soll. Alle Kontakte zu denen eine Synchronisation gewünscht ist, müssen mit dieser Kategorie versorgt werden. Ist die eingestellte Kategorie noch nicht im Benutzerpostfach eingestellt wird sie beim ersten Synchronisationslauf automatisch angelegt.


Anmerkung: Die Anzahl der auswählbaren Benutzer(konten) hängt von der Anzahl der erworbenen Lizenzen ab.
Angeboten werden nur Benutzer mit dem Status Mitarbeiter und einer gültigen Mailadresse in der JET Security

Die Definitionen für jeden gewünschten Synchronisationsbereich werden folgendermaßen angegeben:

  • Globale Postfächer
    Hier wird angegeben für welche Benutzer die Synchronisation der globalen Postfächer (Gesendete Objekte, Posteingang/JWP Inbox, usw.) aktiviert werden soll.
  • Postfach
    Hier wird das zu bearbeitende Postfach, oder der Eintrag "Globale Postfächer" angegeben. Die Angabe von "Globale Postfächer" wirkt sich auf alle in den globalen Einstellungen angeführten Postfächer aus.
  • Dokumenttyp
    Definiert den Ablageort der Nachrichten im Dokumentenmanagement
  • Überwachter Ordner/Unterordner (optional)
    Wurde als Postfach ein Benutzerpostfach ausgewählt, dann kann in der Ordnerstruktur dieses Benutzers der gewünschte zu synchronisierende Ordner in der Liste ausgewählt werden.
    Wurde als Postfach "Globale Postfächer" ausgewählt, dann können die Systemordner von Exchange (Inbox = Posteingang, Sent items = Gesendete Objekte, usw.) ausgewählt werden. Optional zu dieser Auswahl kann auch ein unternehmensweit fix definierter Unterordner angegeben werden.
  • Nachrichten löschen
    Definiert, ob nach der Synchronisation, bzw. Übernahme der Nachrichten die Nachricht im Postfach gelöscht werden soll, oder nicht.
  • Unterordner berücksichtigen
    Gibt an, ob ausgehend vom definierten überwachten Ordner auch die existierenden Unterordner bei der Synchronisation berücksichtigt werden sollen, oder nicht.

 

Anmerkung: Der Einsatz dieser Funktoinalität ist lizenzpflichtig und setzt die gültige Lizenz eines der "JWP ECM Exchange" Module voraus. Details erfragen Sie bitte bei Ihrem Betreuer.

 
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