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Dezember 2011/Jänner 2012 - JWP DMS Bescheidverwaltung

Ab Version 5.4.9 von JET Workplace besteht die Möglichkeit Bescheide (und deren Auflagen) automatisiert im Dokumentenmanagement zu verwalten.

Der Schwerpunkt liegt bei der automatischen Erstellung und Wartung der, aus einem Bescheid und dessen Auflagen entstehenden Workflows, Themen wie Wiedervorlage, Dauervorschreibungen, sowie der Protokollierung bereits durchgeführter (erledigter) Aufgaben (Auflagen) durch die zur Verfügungstellung historischer Bearbeitungsinformationen werden über diese Funktionalität abgehandelt.

 

Die Funktionalität der Bescheidverwaltung im Detail:

Aufzählung Groberfassung und Initialverständigung der Verantwortlichen

Der Bescheid wird nach dem Scannen mit den wichtigsten Daten versorgt (beschlagwortet) und sofort an den Verteiler (siehe Basisdaten Bescheidverwaltung) per Mail (und dem Bescheid als Anhang) versendet. Die Empfänger dieser informativen Mails werden automatisch (Steuerung in den Optionen des Dokumentexplorers) aus den Berichtsverantwortlichen der Schlagwortstruktur vorbelegt.

 

Aufzählung Folgeaktionen nach der vollständigen Datenerfassung eines Bescheids.

Wurden alle zu einem Bescheid notwendigen Daten im JWP DMS erfasst (beschlagwortet), wird der Workflow automatisiert über Knopfdruck erstellt. Dieser Workflow umfasst den Bericht, sowie pro erfasster Auflage eine Aufgabe an die, in der Auflage erfasste zuständige Person. Als Beschreibung wird im Moment der Auflagentext (und die Bescheidzahl) übernommen. Die Möglichkeit der Nacherfassung von Auflagen zu einem bereits im Workflow befindlichen Bescheid (=erneutes Anstoßen der Workflowerstellung) wurde ebenfalls berücksichtigt.

 

Aufzählung Bearbeitung der Aufgaben im Workflow

Alle Aufgabenhalter erhalten über die Mailautomatik ein Mail mit dem Bescheidtitel und Information zur korrespondierenden Auflage. In diesem Mail sind „Links" vorhanden, die die Bearbeitung im Aktivitätenclient (CRM Client), oder dem DMS Client ermöglichen. Die Konfiguration, welche Links sinnvollerweise, oder auf Grund der organisatorischen Voraussetzungen angezeigt werden sollen, kann in der Einstellungen (JET Settings) konfiguriert werden.

Empfohlen wird die Bearbeitung direkt im Aktivitäten (CRM) Client durchzuführen, da zum Zeitpunkt der Auflagenabarbeitung (Workflow) das Dokument selbst nicht mehr benötigt wird und im CRM Client mehr Platz für den Berichtsbereich zur Verfügung gestellt werden kann. Das Dokument kann natürlich jederzeit bei Bedarf direkt aus dieser Bearbeitungsumgebung geöffnet werden.

Da pro Bericht (Bescheid) mehrere Aufgaben (Auflagen) von unterschiedlichen Benutzern zu bearbeiten sind, gilt folgende Anzeigevorschrift. Die Aufgaben (Auflagen) innerhalb eines Berichts (Bescheids) werden in folgender Reihenfolge sortiert. Status (nicht erledigt vor erledigt), Aufgabenhalter (aktueller Benutzer, vor den anderen), Fälligkeit (absteigend)

Wird eine Aufgabe (Auflage) als erledigt gekennzeichnet, wird auch die zugehörige Beschlagwortung im JWP DMS durch diese Aktion aktualisiert. Die Auflage wird mit dem Datum der Erledigung (im Feld Abgeschlossen am), sowie dem aktuellen Aufgabenhalter (im Feld Abgeschlossen von) versorgt.

Sind alle Aufgaben (Auflagen) eines Berichts (Bescheids) abgeschlossen, wird der gesamte Bericht (Bescheid) automatisch als erledigt gekennzeichnet.

 

Aufzählung Dauervorschreibungen

Wiederkehrende Auflagen (in definierten periodischen Abständen erneut durchzuführende Aufgaben) werden ebenfalls in der Beschlagwortung des Bescheids vorparametriert. EIn WIndows Dienst im Hintergrund kontrolliert und verwaltet in weiterer Folge die erneute Bereitstellung derartiger Auflagen zu definierten Anfangszeitpunten (1. Tag eines neuen Jahres, Quartals, ...). Wird eine Dauervorschreibung aktiviert, dann werden bereits zu dieser Auflage existierende (abgeschlossene) Bearbeitung in einer Historienansicht mitgeführt und automatisiert erstellt.

 

Diese Erweiterung ist lizenzpflichtig. Details erfragen Sie bitte bei Ihrem Betreuer, oder in einem Mail an  Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. .

 
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